Виды деловых писем 2 — страница 5

… Напоминание Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны … Напоминаем, что в соответствии с … Вы должны … Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет… Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает … Гарантии Оплату гарантируем. Сроки выполнения гарантируем. Качество изделий гарантируем. Интерпретация собственной позиции Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным

результатам. Возражений против конструкции не имеем. Мы не можем поставить Вам товары … в силу следующих причин:… Интерпретация действий другой стороны Такая задержка может привести … Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ… Данные Вами обещания не выполняются. Заключительные слова Надеемся, что наша просьба будет выполнена. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. С пожеланиями успехов.

Убедительно просим Вас не задерживать ответ. Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку). 4. Структура делового письма Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Ясная структура имеет следующие преимущества: экономия Вашего времени и времени адресата; гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути; получение вразумительного, четкого ответа. Итак, стандартное деловое

письмо имеет следующую структуру: Обращение Преамбула Основной текст Заключение Подпись Постскриптум Приложения 4.1 Обращение Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение “Уважаемый”, которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в России принято обращаться по имени и

отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: “Уважаемый Андрей Петрович”, не знаете – “Уважаемый господин Смирнов”. Кстати, в обращении к человеку слово “господин” сокращать до “г-н” нельзя. И ни в коем случае нельзя писать “Уважаемый господин Смирнов А. П.”. Либо “Андрей Петрович”, либо “господин Смирнов”. Если Вы не пишете особам

королевской крови, представителям религиозных конфессий, президентам и членам парламентов различных стран, считайте, что Вам повезло. Для них существуют официальные формулы обращения, причем для каждого ранга – особые. Прежде чем отправлять такое письмо, тщательно проверьте, соответствует ли выбранное обращение статусу адресата. Гораздо проще запомнить, как нужно писать военнослужащим: “Уважаемый товарищ полковник”, даже