Виды деловых писем 2 — страница 10

документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью. Письмо-запрос требует письма-ответа. 6.5 Письмо-ответ Письмо-ответ – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу. Ответ может быть отрицательным (письмо-отказ) или положительным. В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые

использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Не следует включать в текст письма-ответа ссылку на поступившее письмо (”На Ваше письмо от_______№__…”). Сведения об инициативном письме вносятся в состав регистрационного номера письма-ответа Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: “В связи с…”, так как отрицательный ответ должен быть

обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает. 6.6 Письмо-подтверждение Письмо-подтверждение – это служебное письмо, в котором адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения,

получение сведений, документов или других материалов и т.п. Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на …)». При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть. Если подтверждается получение документов – следует назвать их и т.д. Письмо-подтверждение может заканчиваться

просьбой, пожеланием, предложением. 6.7 Письмо-претензия Письмо-подтверждение – это служебное письмо, в котором адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения, получение сведений, документов или других материалов и т.п. Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на …)». При подтверждении предварительной

договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть. Если подтверждается получение документов – следует назвать их и т.д. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. 6.8 Поздравление Формат «Поздравление» относится к категории личной деловой переписки. Оно оформляется на поздравительном бланке или открытке и при его составлении может и должен преобладать творческий подход.