Ведение делопроизводства в филиале "Павловомежрайгаз" — страница 3

  • Просмотров 3596
  • Скачиваний 428
  • Размер файла 36
    Кб

только выполнять операции с неодушевленными предметами труда (документы, технические средства), но и осуществляет многочисленные контакты с людьми6 руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Следует учитывать и то, что секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степени трудности, необходимостью параллельно выполнять несколько работ.

Нередко неполадки в работе секретаря являются следствием его негативных деловых или личных качеств. Невозможно эффективно выполнять работу, если секретарь не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значения в деятельности всей организации, не имеет достаточной профессиональной подготовленности. Деловые и личные качества при выполнении определенной работы проявляются в тесном взаимодействии

и дополняют друг друга. Знание правил приема посетителей и эффективное их применение на практике невозможно без наличия у секретаря таких личностных качеств, как интеллигентность, тактичность, доброжелательность. В деятельности секретаря-машинистки значительную роль играет умение планировать свою работу, не поддаваясь текучке дел и поручений, хорошо и последовательно выполнять обязанности. Это требует не только

добросовестности, но и размышлений. Секретарь должен разбираться в структуре учреждения, быстро улавливать суть вопросов и так далее. Работа секретаря связана с специфической особенностью мышления – умением ориентироваться в человеческих отношениях, настроениях и т.п. Повышены требования и к речи секретаря. Она должна быть чистой и четкой в произношении. Секретарю необходимо иметь определенный словарный запас. Также она

должна развивать способность логично излагать свои мысли в краткой форме. Секретарю-машинистке в работе помогает память как словесно-логическая, так и наглядная – память на лица сотрудников и посетителей. Главным для секретаря-машинистки является сосредоточенность внимания, его распределение и переключение. Она зачастую одновременно наблюдает за сигналами из кабинета начальника, за посетителями, печатает и отвечает по

телефону. Секретарь – правая рука директора. Поэтому она должна быть ответственным за все, что поручает ей начальник. Секретарь – это психолог. Она должна уметь слушать и понимать каждого посетителя, нравиться ли он или нет. Профессия секретаря-машинистки сложна и предъявляет к ней разносторонние требования. Но она и привлекательна во многих отношениях. Это работа живая, она позволяет встречаться с разными людьми. Приятно