Ведение делопроизводства в филиале "Павловомежрайгаз" — страница 2

  • Просмотров 3592
  • Скачиваний 428
  • Размер файла 36
    Кб

обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. На работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени. Остальные обязанности: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача на хранение

документов, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машинке документов – относятся к документному обслуживанию. Участвуя в создании документов, секретарь печатает их на пишущей машинке, отправляет адресатам, стенографирует, а также работает с диктофоном. Небольшую по объему или срочную машинописную работу обычно выполняет секретарь. Иногда секретарь по поручению руководителя самостоятельно готовит проекты

приказов и ответы на поступающие письма и запросы. В этих случаях руководитель излагает суть документа, а секретарь составляет текст, печатает его на пишущей машинке, дает на подпись руководителю и отправляет. При помощи стенографирования – скоростного письма, которое ведется при помощи кратких знаков и в несколько раз превосходит по скорости обычное письмо, секретарь ведет протоколы заседаний, записывает телефонограммы,

приказы, распоряжения, письма и так далее, диктуемые руководителем. Стенографическую запись она расшифровывает и перепечатывает на машинке. В настоящее время в учреждениях применяются диктофоны. Руководитель диктует текст документов, который записывается на диктофонную ленту аппарата. Далее секретарь перепечатывает текст на машинке. Бездокументная работа секретаря – это связь руководителя по телефону с абонентами,

организация приема работников аппарата и посетителей, подготовка и обслуживание различных совещаний и др. зная круг лиц, с которыми необходимо напрямую соединять руководителя, а также зная функции всех сотрудников учреждения, секретарь "фильтрует" все вызовы, соответственно переключая их на сотрудников, компетентных в различных вопросах. Ответственная роль секретаря и в организации различных совещаний. Секретарь

подбирает соответствующие документы, при необходимости печатает их на машинке и распространяет их среди работников будущего совещания. По составленному списку приглашает участников совещания по телефону или рассылает пригласительные билеты, снабжает присутствующих бумагой, карандашами, непосредственно перед совещанием регистрирует его участников. Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не