Составление деловых писем — страница 5

  • Просмотров 1804
  • Скачиваний 10
  • Размер файла 72
    Кб

случае, если Ваше письмо адресовано конкретному получателю. Как выбрать идеи, которые следует отразить в письме? Новички в написании писем иногда стараются с самого начала создать отточенное и законченное послание. Не поддавайтесь таким побуждениям и сосредоточьтесь на выработке как можно большего количества идей, относящихся к предмету. Запишите все идеи, даже те, в которых Вы сомневаетесь. Затем еще раз вернитесь к основной

цели письма и особенностям потенциальных получателей. К каким действиям побуждают получателей Ваши идеи? Самые привлекательные идеи включите в окончательный список. Это поможет Вам в дальнейшей работе над текстом письма. Как подбирается вспомогательный фактический материал? Во многих деловых письмах бывает чрезвычайно важно грамотно подать фактическую информацию, которая послужит подкреплением основных идей Вашего

письма. Когда список идей составлен, к нему можно и нужно собрать дополнительный фактический материал: конкретные примеры, данные исследований, результаты испытаний, отзывы потребителей и другие факты, которые могут оказаться полезными в Вашей ситуации. Поработайте с внутренними документами Вашей компании, просмотрите публикации в тематических изданиях и других СМИ. Проведите анализ собранной информации, чтобы быть

абсолютно уверенным в достоверности тех фактов, которые лягут на бумагу. Как перейти от идей к основному тексту письма? Когда Вы составили список идей и подобрали необходимый фактический материал, настало время создать набросок, т.е. написать предварительный вариант Вашего послания. Если цель письма — побудить адресата сделать что-либо, то в основном тексте Вы должны ясно заявить о требуемом действии, чтобы получатель

однозначно понимал, чего Вы от него добиваетесь и почему. Для этого Вы можете: Дать краткое объяснение, почему требуемое действие действительно важно и неотложно; Включить в объяснение ясный и реалистичный срок исполнения Заранее проверить уполномочен и способен ли получатель осуществить то, что требуется. И помните не только о KISS-принципе, но и о вежливости! Если черновик письма меня устраивает, имеет ли смыл его

редактировать? Если Вас соблазняет возможность пропустить этап редактирования, помните, что небрежно написанное письмо во многих случаях приводит к издержкам для бизнеса. Редакция — это просто измененный вариант Вашего наброска. Изменениями могут быть добавления, удаления, перестановки или замены. Иногда редакция включает в себя немногим больше, чем исправление нескольких грамматических ошибок и замены некоторых слов и