Системы управления документами, их функции — страница 3

нового бизнеса, завоевание новых рынков вызывают изменения в организационной структуре, в управленческих процедурах, в формах и маршрутах движения документов. Чтобы успеть за этими изменениями, нужно использовать для автоматизации рабочих процедур специальные программные средства. С помощью конструктора бизнес–процедур процесс обработки документов можно представить как последовательность шагов. На каждом шаге обработки

документа определяется, что следует сделать с документом и кто должен быть исполнителем. По окончании шага система автоматически вычисляет, куда направить документ дальше, и происходит автоматическое уведомление следующего исполнителя. При этом все участники процесса могут наблюдать его в виде наглядной диаграммы и видеть, на какой стадии обработки находится документ. Коммуникационная среда Чтобы обеспечить эффективное

взаимодействие участников автоматизированного документооборота, СУД требуется некая "сигнальная система". Обычно это электронная почта. По электронной почте сотрудники получают извещения о событиях, происходящих в системе, таких как появление новых документов, поступление документа на рассмотрение, нарушения контрольных сроков. Извещение, как правило, содержит гиперссылку, которая позволяет открыть соответствующий

документ из централизованного хранилища. В последнее время популярными становятся также средства обмена сообщениями, позволяющие участникам бизнес-процессов, в том числе и между различными организациями, общаться "в режиме реального времени": получать информацию о наличии друг друга на рабочем месте, обмениваться текстовыми сообщениями, а также проводить аудио- и видеоконференции. Интеграционные компоненты СУД - это

всего лишь одна из компонент информационной системы, причем, как правило, создается она не в первую очередь. И, конечно, СУД должна быть интегрирована в общую среду таким образом, чтобы не возникало участков с "ручной" обработкой информации. Системные компоненты Техническими средствами, позволяющими обеспечить функционирование СУД, являются информационные магистрали, серверы, дисковые массивы, библиотеки оптических

дисков, сканеры для массового ввода документов и специализированное серверное программное обеспечение. Заключение Управление документами лишь часть глобальной системы, частью которой может является и простое хранилище файлов или электронная почта. В своем развитии подобные системы стремятся к воплощению идеала – системы управления знаниями, обычно на корпоративном уровне. Как показывает практика, внедрение СУД проходит