Системы управления документами, их функции — страница 2

  • Просмотров 1802
  • Скачиваний 177
  • Размер файла 11
    Кб

документов при их модификации; ·        предоставление возможности удаленного доступа к документам; ·        управление информацией в базе данных; ·        обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям; ·        пересылка и рассылка документов; ·        администрирование учета и архивирования

данных. Система управления документами должна также обладать возможностью редактирования и слияния документов, включения в них звуковых фрагментов, видеофильмов, изображений и текстов. СУД обеспечивает постоянное обновление информации, входящей в документы. Поиск документов должен осуществляться в соответствии с разнообразными их характеристиками: дата создания, авторы, организация, рассматриваемая тема, тип документа.

Управление документами наиболее эффективно осуществляется в сети предприятия, но все шире используется доступ к информации через глобальные сети. СУД можно разбить на пять подсистем[3], решающие самостоятельные задачи (см. таблицу). Задача Подсистемы СУД Документы нужно надежно хранить и быстро находить Централизованное хранилище электронных документов Документы нужно обрабатывать в соответствии с действующими процедурами

Система управления документооборотом Участники процессов должны иметь эффективные средства взаимодействия Коммуникационная среда СУД должна быть связана с другими компонентами информационной системы Интеграционные компоненты Все это должно на чем-то работать Системные компоненты Хранилище документов Создается единая база данных на сервере, которая позволяет надежно хранить документы, систематизировать их и быстро

находить нужную информацию. При этом реализуется важнейший принцип СЭУД: документ хранится в единственном экземпляре в месте, хорошо защищенном от несанкционированного доступа. Бумажные документы попадают в хранилище в результате их сканирования, а электронные — прямо из той программы, в которой они создаются. Для быстрого поиска документов хранилище снабжается механизмом сквозного или, как его еще называют,

полнотекстового поиска, позволяющим за очень короткое время найти нужный документ по содержащимся в нем ключевым словам. Система управления документооборотом Документооборот обычно рассматривается в рамках одной компании, и является отражением ее бизнес-процессов, а способы управления ими у каждой фирмы уникален. Кроме того, любая успешно действующая организация непрерывно меняется. Создание новой продукции, приобретение