Системы групповой работы с документацией — страница 3

  • Просмотров 434
  • Скачиваний 5
  • Размер файла 36
    Кб

является его состояние. Состояния (редактирование, выполнение активного документа, движение – пересылка по почте, архивирование) сменяются в соответствии с определенными правилами (регламентом). Регламент определяется в зависимости от значения статических атрибутов – типа, подтипа, защиты и вида. Точка входа и точка выхода отделяют внутренний документооборот от внешней среды. Документы, попадающие во внутреннюю среду с

точки входа, являются, по определению, входящими. Аналогично, документы, попадающие из внутреннего оборота на точку выхода – являются исходящими. Смена состояний, как уже было отмечено, происходит в соответствии со значениями атрибутов документов, которые его однозначно классифицируют. Что касается внешних связей, то с точки входа документ может попасть в состояние выполнения не сразу, а может сначала редактироваться или

пересылаться по почте внутренним сотрудникам (например, неактивный документ – для ознакомления с содержащейся в нем информацией), или же вообще сразу попасть в архив, если информация не требует распространения или действий. Из состояния редактирования или движения документ может попасть на выход (для неактивных документов). Выполненный активный документ, а также извлеченный из архива документ любого типа также может попасть

на выход. Таким образом, несмотря на достаточно мягкие требования к смене состояний, некоторые правила упорядоченности все же должны выполняться, например, активный документ, содержащий задание для выполнения, может корректно попасть на выход только после своего окончательного выполнения. Входящий документ не может попасть в состояние результата, не будучи выполненным. Жизненный цикл документа, таким образом, представляет

собой упорядоченную смену состояний документа в зависимости от его типа, подтипа и вида. Модель жизненного цикла документов Модель жизненного цикла СЭД является спиральной и включает в себя следующие этапы: создание/редактирование, движение, задача, мониторинг, архив [11]. Жизненный цикл документа не должен обязательно включать в себя все этапы (Рисунок 6). Создание/редактирование. Под созданием понимается либо непосредственное

создание документа в СЭД и хранение его в БД документов, либо регистрация документа, хранящегося во «внешней» системе, например, ИАИС. После того, как документ создан на следующем витке документ на этом этапе будет редактироваться. Движение. Документ после своего создания может быть отправлен другим пользователям СЭД для выполнения над ним определенных регламентом работ, например, согласование, подпись, редактирование,