Правила деловой письменной речи — страница 6

  • Просмотров 319
  • Скачиваний 10
  • Размер файла 50
    Кб

ними обращаться должным образом, они останутся покупателями продукции компании. Автор письма должен стараться сохранить позитивное отношение. Для большей части писем с плохими новостями годится непрямой подход. Иногда пишущий сталкивается с ситуацией, когда непрямой подход либо неприемлем, либо он не срабатывает. Если покупатель уже получил письменный отказ и объяснения, но все же настаивает на возврате, то во втором письме,

быть может, следует применить прямой подход. Если читатель игнорирует первое письмо с отказом и просто повторяет свою просьбу, то пишущий получает моральное право писать более прямо. Чтобы составить сообщение безошибочно ясно, пишущий должен включить отказ в первое предложение. (Например: «Если Вы не заполните должным образом свой перечень дорожных расходов, Вам не будет сделан пересчет и возврат денег за Ваше путешествие».)

Такой подход поможет получателю письма осознать, что проблема серьезна. Тем не менее, это рискованный подход, и он может вызвать у получателя враждебное отношение. Поэтому прямой подход может быть использован только после тщательного анализа того, как вероятней всего отреагирует читающий. Отказ в предоставлении кредита Некоторые начальники считают, что каждое деловое письмо – это в том или ином виде письмо о продаже.

Независимо от содержания письма, его автор должен попытаться уговорить получателя не порывать с их организацией. Когда составляется письменный отказ в кредите, то перед автором встает действительно трудная задача. Хотя пишущий и отказывает в просьбе, они должен придерживаться позитивного подхода и стараться сохранить хорошее отношение к себе получателя отказа. Сегодня многие люди рассматривают кредит как привилегию,

которой они не могут быть лишены. Такое положение вещей еще больше усложняет задачу, с которой сталкивается автор письма-отказа. Иногда кажется, что многие пишущие игнорируют проблему письменного отказа. Эти авторы, которые считают, что невозможно отказать в кредите и в то же время сохранить дружеские отношения и пишут письмо-отказ в духе того, что компания почти не надеется сохранить деловые отношения с автором просьбы о

кредите. Конечно, если письмо написано холодно и не обращено к конкретной личности, а также автор передает необходимое сообщение, но его не интересуют ни чувства того, кто обратился с просьбой, ни то, останется ли этот человек постоянным клиентом компании, то скорее всего, человек, получивший такое письмо, почувствует себя оскорбленным и разгневается. Но изменив направление письма, автор, возможно, сумеет перевести ситуацию из