Правила деловой письменной речи — страница 4

  • Просмотров 320
  • Скачиваний 10
  • Размер файла 50
    Кб

комментарий призван дать понять получателю тему письма, не должен подразумевать ни да, ни нет. Прочитав первый абзац, получатель должен понять, что это письмо является ответом на его запрос. В идеале автору хорошо б и в каком-либо виде указать на согласие с получателем. Начало должно соответствовать сообщению, которое за ним последует. Если читающему дают надежду на позитивный ответ, а затем он получает негативный, это

расстраивает его и приводит, скорее всего, к разрыву отношений с автором письма. Начало должно быть объективным. Оно не должно выражать ни удовольствия, ни неудовольствия по поводу просьбы. Начало письма должно указывать на предмет письма. Начало должно быть написано в позитивном духе. Не нужно предупреждать о грядущем отказе. Такие слова как «однако», «все же» или «но» являются таким же сигналом об отказе, как и слова «не

будем», «не можем» и «не имеем возможности». Позитивное объяснение Объяснение должно быть дано в позитивной манере. Если нейтральные заявления составлены успешно, то читающий будет в достаточной степени заинтересован, чтобы продолжать чтение вашего письма. Далее нужно привести причины, по которым было принято решение об отказе. Эти причины должны предварять сам отказ. При изложении таких причин повышается вероятность того,

что читающий поймет эти причины. Возможно, понимание еще не гарантирует принятия, но принятие редко возникает без понимания. Одним из отрицательных моментов письма являются извинения. Когда автор извиняется, читающий начинает подозревать, что решение недостаточно обдуманно. Другим недостатком письма в извиняющемся тоне является то, что он больше подчеркивает негативное, чем позитивное. По возможности стоит приводить другие

причины, кроме политики компании. Если же автор письма-отказа вынужден ссылаться на политику компании как на причину отказа выполнить желание получателя, это означает, что автор не пытается признать уникальность получателя. Коммуникации должны осуществляться на уровне получателя письма. Мало что еще раздражает людей так сильно, как разговор сверху вниз. Кроме того, должно быть предоставлено достаточно информации, так чтобы

читатель смог понять суть. Слишком краткое объяснение предполагает недостаточное внимание. В некоторых случаях единственной причиной отказа в просьбе попросту является специфика компании. В таких случаях пишущий не должен изобретать длинные фразы ради мнимой пользы заказчика. Отказ В третьей части письма, содержащего плохие новости, автор переходит к сути вопроса, к собственно отказу. Если он ясно изложил причины,