Понятие о корреспонденции — страница 9

  • Просмотров 2139
  • Скачиваний 197
  • Размер файла 34
    Кб

писать резолюции на отдельных листах бумаги, которые затем подшиваются в дело вместе с письмом. 17 - заголовок к тексту представляет собой краткое изложение содержание текста документа. Его располагают в левом верхнем углу после реквизитов бланка документа. При написании документа формата А5 заголовок не указывается. 18 - отметка о контроле проставляется только на тех документах, исполнение которых взято под контроль. Отметка

включает в себя букву «К» или слово «Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом. 19 - текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Причем, тексты документов могут быть оформлены в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связный текст, как

правило, состоит из двух частей: в первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. В некоторых случаях текст может содержать только заключительную часть. Однако в любом случае можно выделить ряд требований к текстам служебных документов: ·        краткость и точность изложения информации, исключение двоякого

толкования, ·        объективность и достоверность информации, ·        составление, по возможности простых документов, ·        структурирование текста документа, ·        широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций. Особое внимание при написании уделяется языку и стилю служебных документов: Ø

нейтральный тон изложения, Ø точность и ясность изложения, Ø исключение повторов и отсутствие излишних подробностей, Ø употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний, Ø употребление специальных терминов. Ø использование сокращенных слов и др. Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точкой после них. 20 – отметка о наличии приложения. Если

документ имеет приложения, указанные в тексте, отметка о них делается в следующей форме: Приложение: на 10л. в 3 экз. В случае, когда приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. 21 –подпись. В состав данного