Подготовка отчетов

ПОДГОТОВКА ОТЧЕТОВ. 1. Выбор вида делового отчета. Какими должны быть бизнес — отчеты? Отчеты в бизнесе возможны любых форм и любого объема: Письменные и устные Официальные и неформальные Традиционные и оригинальные Одностраничные и многотомные Сделанные своими силами или с привлечением внешних консультантов. Основные принципы составления письменных отчетов одинаковы для всех типов документов. Некоторые организации

используют стандартизированные форматы для различных рутинных отчетов (например, «объем продаж за последнюю неделю»). Многие отчеты предназначены для обмена информацией внутри организации, поэтому пишущие их сотрудники часто используют отчет в форме служебной записки. Об особенностях различных форм деловых отчетов мы подробно расскажем в соответствующих разделах данной главы. Не только выбор формы отчета, но и другие

особенности его написания зависят прежде всего от того, с какой целью готовится отчет. Никогда не прикасайтесь к бумаге или клавиатуре компьютера, не зная простого и точного ответа на вопрос: зачем Вы это пишете? Помимо кажущихся очевидными целей, существует множество причин, по которым появление данного отчета необходимо. Отчет редко предназначен только для записи информации. Как правило, он должен: Информировать и/или

объяснять; Рекомендовать; Мотивировать; Запрашивать или быть частью дебатов; Убеждать; Усиливать (предшествующее обсуждение/сообщение); Инструктировать. Разумеется, все эти цели не исключают друг друга. Можно ставить несколько целей, но все они должны быть ясны, и иметь свои приоритеты. Цели определяют не только то, что Вы хотите сказать, но и то, чего Вы хотите достичь сказанным; они являются желаемыми результатами. Они должны

помочь выбрать точнее длину, стиль, содержание текста и т.д. для правильного изложения отчета. Помните, что цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, реалистичной и определенной во времени. Написание хорошего отчета — очень тонкий процесс. Говоря другими словами, слишком легко размыть точный смысл того, к чему Вы стремитесь. Одно предложение, фраза или даже неправильно подобранное слово может уменьшить ясность