по Делопроизводству 3

  • Просмотров 553
  • Скачиваний 12
  • Размер файла 29
    Кб

13 Содержание Вопрос №29. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Формирование дел. Оперативное хранение документов. . . . . . . . . .3 Подготовка дел к архивному хранению. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Вопрос № 20. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Вопрос № 34. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Вопрос № 41. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12 1. Вопрос № 29. Обеспечение

сохранности документов: оперативное хранение, формирование дел при подготовке к сдаче в ведомственный архив. Специфические особенности группировки в дела отдельных категорий документов. Формирование дел. Оперативное хранение документов. До передачи дел в архив организации, они могут находиться в структурных подразделениях на исполнении и в канцелярии на хранении. Документы, находящиеся в процессе исполнения, хранятся у

исполнителя в паках с надписью "На подпись", "К докладу", "Срочно" и т. п. На папках указываются фамилия и инициалы исполнителя, и находятся на рабочем столе только в течении рабочего дня. Хранение исполненных документов текущего года осуществляется в специальных папках-регистраторах. Пригодны для длительного хранения папки с мягкой системой крепления документов. Это позволяет группировать документы в прямой

хронологической последовательности. Для размещения укомплектованных в дела документов применяются стеллажи и шкафы, механические картотеки элеваторного типа. Хранение законченных дел в столах сотрудников запрещено. Документы, законченные делопроизводством, в конце года сдаются в архив. Формирование дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов в дела; расположение документов внутри

дел в определенной последовательности и оформление обложек дел. В дело помещают только исполненные документы, и соответствующие заголовку дела. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. С момента заведения до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. За сохранность документов и дел несут ответственность руководители подразделений и отвечающие за делопроизводство сотрудники. Дела хранят в специальных