Оформление машинописных документов

Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с неодушевлёнными предметами труда (документы, технические средства), но и осуществлять много­численные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посети­телями, телефонными абонентами. Следует учитывать и то, что сек­ретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по

степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько работ. Нередко непо­ладки в работе секретаря являются следствием его негативных дело­вых и личных качеств. Невозможно, к примеру, эффективно выполнять работу, если секретарь не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значения в деятельности своей организации, не имеет достаточно профессиональной подготовленности. Деловые и

личные качества при выполнении определённой работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Зна­ние правил приёма посетителей и эффективное применение на практике невозможно без наличия у секретаря, таких личных качеств, как интеллигентность, тактичность, доброжелательность. В сложившейся практике оценки труда секретарей принято выде­лять следующие деловые качества: профессиональное мастерство,

инициативность, организованность, пунктуальность, осведомлённость, дипломатичность, умение хранить служебную тайну, хорошая память, преданность работе. Для того чтобы выработать и развить названные деловые каче­ства, секретарю нужно воспитывать в себе и ряд личных качеств. В зависимости от полученного воспитания степень развития личных ка­честв у людей различив, многое здесь определяется и индивидуаль­ными склонностями,

привычками, типом нервной системы. Выделим наиболее существенные личные качества, необходимые секретарю: интеллигентность, трудолюбие, добросовестность, отзыв­чивость, умение адаптироваться, скромность, аккуратность, доброжелательность. Среди других личных качеств, которые нужны современному сек­ретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть событий или явлений; общительный характер и контактность,