Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии — страница 5

  • Просмотров 6712
  • Скачиваний 303
  • Размер файла 34
    Кб

регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила индексации документов необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично

регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках. Этих недостатков лишены РРК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РРК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных карточек (по вопросам деятельности, по корреспондентам т. П.) и контрольную картотеку. При

соблюдении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки – шахматки, для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов. Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов: ·        Автор (корреспондент) ·        Название

документа ·        Дата документа ·        Индекс документа ·        Дата поступления документа (для входящих документов) ·        Индекс поступления документа (для входящих документов) ·        Заголовок документа или его краткое содержание ·        Резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата) ·       

Срок исполнения ·        Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа – ответа) ·        Номер дела. В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть должен следующим: Исполнители Расписка исполнителя в получении документа Ход исполнения Приложения и др. Формы регистрационного журнала и карточки не

регламентированы, т. Е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия. Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу – ответу присваивается самостоятельный порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива. 1.2 Систематизация документов Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии