Актуальные проблемы архивного хранения электронных документов

  • Просмотров 1086
  • Скачиваний 37
  • Размер файла 19
    Кб

Актуальные проблемы архивного хранения электронных документов Электронный архив — интегрированный комплекс программных и технических средств, предназначенный для хранения архивных документов в электронном виде. Преимущества электронного архива документации перед архивом бумажным достаточно многочисленны и убедительны: оперативность в работе с документами: поиск необходимого документа, его копирование, распечатка

занимают секунды. надежность и долговечность: все цифровые документы со временем не разрушаются, не ухудшают своих пользовательских качеств и могут храниться практически вечно. целостность документации: при правильной организации хранения электронных документов их несанкционированные удаление, фальсификация или неумышленная модификация невозможны. многопользовательский режим: с одними и теми же документами при любой

структуре и типе локальной сети предприятия одновременно могут работать несколько пользователей. дистанционный доступ: обеспечение удаленного доступа к документам сотрудников территориально распределенных подразделений с авторизацией и разграничением прав доступа. Одной из основных проблем, которую необходимо решить при организации долговременного хранения электронных документов, также является обеспечение их

читаемости на протяжении всего жизненного цикла. Сохраненная на цифровом носителе информация может со временем стать нечитаемой. К этому может привести воздействие плохих условий хранения, моральное устаревание носителей и оборудования, устаревание программного обеспечения. Соответственно, для минимизации затрат на поддержание нескольких экземпляров файлов необходимо создать оптимальные условия для хранения носителей

информации. Общими моментами при хранении любых электронных носителей являются размещение их в вертикальном положении, защита от механических повреждений и деформаций, загрязнения и запыления, воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей. Важен также выбор типа носителя, его долговечность: в краткосрочной перспективе (5–10 лет) сохранность документов обеспечивается созданием резервного